日本には「正座」や「食器をもって食べる習慣」などの独自の文化やスタイルを持つ国として世界中に知られています。この独特なスタイルは私生活だけではなく日本のビジネス界にも反映されています。
今回の記事では、日本の企業で働く予定の外国人や現在日本の企業に勤めている外国人の方々向けに、語学学校などで学べない日本独自のビジネスマナーについてご紹介したいと思っています。
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日本独特のビジネスマナー
名刺交換
アメリカなどでは、名刺はあくまでの連絡情報カードにすぎないのですが、日本での役割は挨拶代わりになるものです。昔から「名刺＝相手の顔と同じ」という考えがあるため、名刺を交換するときに注意をしなければならい点がいくつかあります。
どんな場面で名刺を交換すればいいのか
日本では、初対面の人とお仕事をする際には最初に名刺交換をしなければなりません。これが日本でビジネスをやる上での第一印象になりますので、以下の手順を参考に一度練習をしてみてはいかがでしょうか。
名刺交換の手順
日本の名刺交換の手順を簡単にご紹介したいと思います。
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- 名刺入れから名刺を取り出します
どのような場面でも先に交換をしなければならない相手は、訪問先の上司です。名刺を交換する前に渡す相手の人数分の名刺を取り出し、名刺入れの下に重ねて置きます。
その時の手の位置は胸元あたりにします。
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- 名刺は目下の者から差し出します
日本で名刺交換をする際、訪問している側の目下の人から名刺を差し出すのが基本です。ここで言う「目下」という意味は年齢や役職ではなく、「仕事をもらう側」のことを指しています。 例えば、営業マンが訪問を認められた企業に商品を提案する場合には、営業マンが先に名刺を指し出さなければなりません。この手順を間違ってしまうと相手に失礼になりますので注意しましょう。
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- 社名と名前を名乗ります
名刺を交換するとき、無言で相手に差し出すのではなく、相手と目線を合わせながら「○○社の○○と申します」と自分が勤めている企業の社名と自分の名前を名乗り、軽いお辞儀をしながら名刺を渡すようにしましょう。
外国人の名前は、日本人にどうしても聞き取りにくいものがありますので、ゆっくりとわかりやすく自分の名前をカタカナ読みで伝えるようにしましょう。
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- 両手で名刺を受け取ります
名刺を受け取るときは、「頂戴いたします」と一言述べてから、両手で受け取りましょう。受け取った際に、相手の会社名や氏名などが記載してある部分を自分の指でふさがらないように注意しましょう。
相手の名前の読み方が分からない場合には名刺を受け取った際に尋ねるようにしましょう。
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- 商談中はもらった名刺を左手前に置きます
相手側の上司の名刺を名刺入れに乗せ、座席順に自分の左手の手元に並べます（右利きの場合）。
メモを取るなどしたときに誤って落としたりしないように利き手と逆の位置に置きます（左手が利き手の場合は右手の手元に並べます）。
役職によって座る場所が変わる社会
日本のビジネスシーンでは、会議や商談、食事の際には、目上の者に気を配らなければなりません。言葉遣いだけではなく、座る位置に注意を払う必要があります。上記の名刺交換は外国によく知られているものではありますが、今から説明をする座席配置については海外にあまり知られていませんが、日本のビジネスシーンでは昔から存在するビジネスマナーです。
①＞②＞③、と立場が高い人順で座ります。
上記の図の①のように、入り口から一番遠く離れた席のことを“上座”と呼びます。入口から近い席のことを“下座”と呼びます、上記の図では下座は③にあたります。
上座下座の由来
日本のビジネス界ではお客さんや目上の人に上座を勧めることが常識となっています。
その由来は、上座と下座は武士がまだ存在していた古い時代（室町時代）にできた言葉であります。
貴族や身分の高い人が暗殺されるリスクを減らすために、入口から離れた位置に座ることになりました。また、多人数の集まりでは部屋の出入りが激しいため、身分の高い人が快適に過ごしてもらうために、身分の高い人を入口から一番離れたところに座ってもらうようになったそうです。
今でも会議の時だけではなく、タクシーやエレベーターでも、上司や目上の人に安全でいられる位置に座るようにしたり、故障の際に怪我をなるべくしない位置に立ってもらったりするのも、この危機管理のマインドがまだ残っているからだと考えられます。
時間通り＝5分前
日本では、時間通りに約束の場所に着くことは遅刻とほぼ同じです。時間に対しての考え方は小学校から教えられていて文化の1つになってります。そのため、ビジネス会議の開始時刻より5～10分前に到着することが重要です。目的地に出発する前に、その場所までの行き方や時間を調べ、電車で移動する必要がある場合は、その出発時刻や乗り換え場所を事前に確認するようにしましょう。
“苗字”もしくは”下の名前”のどちらで呼ぶべきか
海外では自己紹介をするときにはよく「I am ○○」か「My name is ○○」と下の名前から自己紹介をすることが多いです。しかし、日本では親しい関係である時に下の名前で呼んだりするため、日本のビジネスシーンにおいては、基本的に下の名前ではなく、相手の苗字に「さん」をつけて呼ぶようにしましょう。相手が顧客の場合は、苗字に「様」をつけて呼ぶようにしましょう。
まとめ
最近ではこのような日本独自のビジネスマナーは少なくなってきていますが、日本のほとんどのビジネスシーンにおいてはまだまだ多くの場面で日本独自のビジネスマナーが見受けられます。
最近では、両手で名刺を受け取ったり、座る位置に気を配ったりなどの細かいビジネスマナーは少しずつ求められなくなってきていますが、外国人の社員が日本のビジネスマナーをできると、同僚や上司に対して日本企業で働く前向きな姿勢を見せることができたり、他のできていない社員と大きな差をつけることができるかもしれません。
上記で紹介しましビジネスマナーを習得して損はありませんので是非自分のキャリア成長のために身に着けてはいかがでしょうか。
